Procedury – procesy w organizacji

Zarząd KAESER KOMPRESSOREN wykorzystuje procesy zarządzania do kontrolowania i kierowania przedsiębiorstwem. Procesy dotyczą również planowania zasobów oraz przestrzegania przepisów prawnych.

W tym celu przeprowadzane są regularnie kontrole jakości (audyty). Wyniki uzyskane z audytów, ale również informacji zwrotnych od klientów, są analizowane i wykorzystywane do podjęcia działań korygujących i zapobiegawczych.

Na podstawie uzyskanych danych kierownictwo ocenia Zintegrowany System Zarządzania (IMS) pod kątem:

• przydatności
• zasadności
• skuteczności

Wyniki oceny prowadzą do podjęcia działań korygujących i są podstawą wyznaczenia nowych celów. Dodatkowo służą udoskonalaniu procedur i produktów (ciągły proces udoskonalania jako instrument IMS) oraz ograniczeniu zużycia zasobów naturalnych.

Pracownicy są w stałym kontakcie z kierownikami działów i wyznaczonymi przedstawicielami IMS. Odpowiadają oni za zapewnienie:

• stosowania uzgodnień zapisanych w polityce korporacyjnej,
• zrozumienia, przestrzegania i realizacji celów związanych z jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem pracy i polityką energetyczną,
• wprowadzania do systemu wszystkich koniecznych udoskonaleń.

Przedstawiciele M.Sys w spółkach zależnych podlegają kierownikowi M.Sys, który odpowiada bezpośrednio przed kierownictwem przedsiębiorstwa KAESER KOMPRESSOREN.

Procesy pomocnicze pozwalają na identyfikację i określenie procedur zapewniania zasobów. Ich celem jest zagwarantowanie:

• możliwie najefektywniejszego wykonywania pracy,
• oferowanie produktów, które w pełni spełnią oczekiwania naszych klientów.

Zarządzanie danymi podstawowymi

W zarządzaniu danymi podstawowymi określono precyzyjnie przestrzeganie procedur podczas rejestracji, tworzenia, zmiany i publikacji danych klientów, dostawców, towarów i pracowników. Wszystkie wykorzystywane dane wprowadzane są do systemu SAP.

Zarządzanie dokumentami i notatkami

Proces zarządzania dokumentami i notatkami określa sposób tworzenia oraz zmiany dokumentów wewnętrznych. Ponadto opisuje on sposób otrzymywania i zarządzania dokumentami (m.in. dowodami dostawy, certyfikatami).

W tym procesie istotne są zapisy dotyczące wymagań prawnych w zakresie środowiska, BHP oraz ochrony danych osobowych, a także zapisy zgodności oraz dokumentowania produktu, eksportu i importu oraz zasad polityki energetycznej. Te zapisy są regularnie poddawane weryfikacji, ich zmiany są rejestrowane, a zgodność oceniana. W przypadku konieczności zastosowania działań korygujących, ich wdrożenie oraz skuteczność są monitorowane. Dokumentacja gwarantuje również dostęp do wymagań prawnych. Wszyscy pracownicy otrzymują instrukcje dotyczące właściwego postępowania z dokumentacją i jej wdrożenia.

Zarządzanie personelem

Obejmuje następujące główne procesy:

• planowanie zatrudnienia
• rozwój personelu
• troszczenie się o dobro personelu
• zatrudnianie pracowników

Przygotowanie infrastruktury

Procedura obejmuje główne procesy konserwacji i naprawy budynków, maszyn i różnych urządzeń. Dotyczy ponadto przygotowania, monitorowania i kontroli urządzeń pomiarowych.

Zakupy strategiczne

Proces przedsiębiorstwa dotyczący strategicznych zakupów obejmuje zakup produktów oraz części, wybór i ocenę dostawców. Zakupione produkty i części mogą być wykorzystane wyłącznie, jeżeli spełniają wymagania jakościowe określone dla danego typu, materiału, projektu, klasy itp. Jakość wszystkich części, półproduktów i produktów gotowych, które przechodzą przez firmę, musi być cały czas zagwarantowana.

Marketing

Korporacyjny proces marketingu obejmuje główne procesy obserwacji rynku. Jest w nim określona gama produktów, ceny i sposoby dystrybucji. Ponadto procedura uwzględnia metody prezentacji rynkowej, przygotowania i wydania materiałów handlowych oraz zarządzania relacjami z klientami.

Nasza definicja procesu głównego odnosi się do wszystkich kompleksowych procesów, które reprezentują nasze podstawowe umiejętności. Te procesy biznesowe obejmują rozwój produktu, spełnienie wymagań klienta oraz procedury obsługi klienta.

Rozwój produktu

Rozwój produktu określa procesy rozwoju nowych produktów i modyfikacji istniejących rozwiązań. Obejmuje procesy planowania i kontrolowania rozwoju produktów, a także udokumentowania wymagań dotyczących produktów, przygotowania, oceny i porównania wyników ze specyfikacjami. W pojęciu tym zawiera się również końcowa ocena, określająca czy produkt nadaje się dla danego zastosowania lub czy spełnia określone potrzeby.

Sprzedaż, logistyka oraz przetwarzanie produktów

Procesy korporacyjne dotyczące sprzedaży, logistyki oraz przetwarzania produktów opisują, w jaki sposób spełniamy wymagania klientów.

Wymagania klienta spełniamy poprzez następujące działania:

• określenie wymagań klienta
• składanie ofert
• sprawdzanie i wprowadzanie przychodzących zamówień
• monitorowanie terminów
• dostosowanie produktów do specjalnych potrzeb klienta
• planowanie i dostarczanie materiałów
• planowanie i kontrolowanie produkcji części i produktów końcowych
• modernizację produktów
• zarządzanie dostarczonymi produktami
• planowanie wysyłki
• komisjonowanie, pakowanie i wysyłanie gotowych produktów

Dział obsługi klienta

Procesy korporacyjne dotyczące obsługi klienta opisują sposób działania naszego serwisu. Wyjaśniają sposób, w jaki nasi technicy reagują na zgłoszenia i usuwają usterki oraz wykonują czynności konserwacyjne. Opisują postępowanie w przypadku reklamacji, obsługę umów serwisowych, utylizację produktów i sprzedaż części.

Jakość procesu

W ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania, który funkcjonuje w naszej firmie, wyodrębnione zostały procesy zarządzania, wsparcia, główne oraz pomiary, analizy i udoskonalenia. Nasze działania w tym zakresie koncentrują się na zapewnieniu jakości procesu, za pośrednictwem analizy statystycznej danych. Każdy z procesów jest szczegółowo badany oraz oceniany pod względem potencjalnych ryzyk i szans. W przypadku jakichkolwiek odchyleń w przebiegu procesu wdrażane są działania korygujące oraz zapobiegawcze. Mają one na celu usprawnić proces oraz wyeliminować potencjalne odstępstwa od normy w przyszłości. Skuteczność tych działań również poddawana jest ocenie oraz analizie. Naszym celem jest zapewnienie płynności przebiegu procesu oraz ciągłe jego doskonalenie.

Pomiary, analizy i udoskonalenia

Kategoria Pomiary, analizy i udoskonalenia procesu obejmuje procesy w ramach działalności przedsiębiorstwa, które opisują nasz sposób kontroli jakości produktów. Ma on na celu zapewnienie ciągłego doskonalenia naszych procedur wewnętrznych. Ponadto opisuje metody pomiaru poziomu zadowolenia klientów oraz monitorowania i analizy zasad polityki w ustalonych odstępach czasu.

Jakość produktu

Zapewniamy jakość produktu poprzez kontrole zgodnie z określonymi kryteriami. Weryfikowane są wyprodukowane części, zestawy oraz kompletne maszyny zgodnie z instrukcjami kontrolnymi oraz poprzez usuwanie wadliwych produktów z linii produkcyjnej.

Ocena zadowolenia klienta

Jednym z kluczowych czynników wpływających pozytywnie na rozwój przedsiębiorstwa jest satysfakcja klienta. W procesie oceny zadowolenia klienta badamy opinie na temat oferty, realizacji zamówienia, inspekcji oraz naprawy serwisowej. Zebrane informacje pozwalają nam usprawnić procesy oraz przyczyniają się do ciągłego doskonalenia. W konsekwencji podejmujemy działania mające na celu zaspokojenie, a nawet przewyższenie oczekiwań klienta. Pozyskiwanie opinii pozwala nam na budowanie długotrwałych, obopólnie korzystnych relacji biznesowych.